AI in de zorg: het draaiboek
Van de overdracht tot de planning voor morgen: waar AI in een dienst tijd teruggeeft aan de zorg, met de zorgprofessional aan het roer.
In het kort
De sector heeft het doel zelf gezet: maximaal 20 procent administratie in 2030. Elke stap moet tijd teruggeven aan de cliënt of patiënt, niet aan het systeem.
Een groot deel van de dag in de zorg gaat op aan administratie rond de cliënt of patiënt: rapporteren, zoeken, bellen, plannen en overtypen. Dat werk moet gebeuren, maar het hoeft niet allemaal door een zorgprofessional met de hand. Minder administratieve lasten betekent meer tijd voor zorg.
De sector heeft daar zelf een doel voor gesteld. In het Integraal Zorgakkoord en het Aanvullend Zorg- en Welzijnsakkoord spraken zorgpartijen af de administratietijd terug te brengen naar maximaal 20 procent in 2030; in sommige sectoren is dat nu tot wel 40 procent.* Dat is een halvering, en een deel ervan kan AI doen.
AI en software op maat kunnen dat voorwerk overnemen. Een rapportage uit een ingesproken notitie, een telefoonlijn die de vaste vragen afhandelt, een assistent die het juiste protocol vindt. De zorgprofessional controleert en beslist, en dat zit in hoe de tool werkt, niet in een afspraak op papier.
Dit draaiboek volgt een dienst, van de overdracht aan het begin tot de planning voor morgen, en laat per moment zien wat je kunt doen, waarom het in de zorg werkt en hoe je begint. Het is geschreven voor bestuurders, teamleiders, informatiemanagers en innovatiemensen in de zorg die AI willen inzetten zonder dat de zorg eronder lijdt.
Waar de tijd heen gaat
- Rapportages en overdrachten die na de dienst worden geschreven, vaak thuis of in de auto.
- Een telefoon die 's ochtends niet op te nemen is, met vragen die elke dag dezelfde zijn.
- Protocollen en werkinstructies die ergens staan, maar niet te vinden zijn als je ze nodig hebt.
- Verwijzingen, formulieren en declaraties die van het ene systeem in het andere worden overgetypt.
- Roosters en routes die elke dag opnieuw worden omgegooid door ziekte, spoed en afzeggingen.
Zo pak je het aan
Dit geldt in elke branche. Wat hier anders is, staat erbij. De hele aanpak staat in het algemene draaiboek voor het mkb.
- 01Tel eerst waar de tijd heen gaat
Laat de mensen die het werk doen twee weken per dag noteren hoeveel tijd er naar welke taak gaat. Dat wijst de stap aan die het meeste oplevert, en het is je nulmeting. In de zorg per dienst en per team: de rapportage aan het eind van de dag zie je anders niet, want die wordt vaak thuis geschreven.
- 02Begin met één stroom
Eén taak, één team dat het wil en één eigenaar. Na een paar weken weet je of het werkt, en collega's die het zien werken overtuigen beter dan een plan.
- 03De tool doet het voorwerk, een mens beslist
Een concept, een voorstel, een controle: de tool maakt het, iemand die het vak kent kijkt na. Leg vast dat niets ongezien naar buiten gaat. De zorgprofessional blijft verantwoordelijk voor wat er in het ECD of EPD staat.
- 04Regel de privacy en de regels vooraf
Welke gegevens de tool gebruikt, waar ze staan en wie erbij kan, met een verwerkersovereenkomst en de gegevens in de EU. Wat je aan het eind regelt, bouw je opnieuw. Zorggegevens zijn bijzondere persoonsgegevens: bij grootschalige verwerking van gezondheidsgegevens is een DPIA verplicht,** en de beveiliging volgt wat jullie organisatie vraagt, zoals NEN 7510. Nodig de functionaris gegevensbescherming en de informatiebeveiliger bij de start uit.
- 05Test met de mensen die ermee werken, en meet
Elke twee weken een nieuwe versie in het echte werk, drie getallen die je voor en na meet, en een datum waarop je beslist: doorgaan, bijsturen of stoppen. Test in de dienst zelf: inspreken in de auto werkt, in de huiskamer van de cliënt soms niet.
6 stappen, langs een dienst
De overdracht aan het begin van de dienst
Aan het begin van de dienst zet de tool per cliënt of patiënt klaar wat er sinds de vorige dienst veranderde: nieuwe afspraken, afwijkende metingen en waar je op moet letten. Uit de rapportages die er al staan, met een link naar elke regel.
Een overdracht is lezen onder tijdsdruk, en wat de vorige dienst belangrijk vond staat tussen alles wat hetzelfde bleef. Een samenvatting van wat anders is laat de zorgprofessional beginnen bij de cliënt in plaats van bij het dossier. Omdat elke regel naar zijn rapportage linkt, kan hij altijd nalezen wat er echt staat.
Op een afdeling van een verpleeghuis staat bij de start van de avonddienst per bewoner een korte lijst: wat de arts die middag afsprak, dat de vochtlijst achterloopt en wie een nieuwe medicatie kreeg. De verzorgende leest het in vijf minuten en klikt door naar de rapportage waar ze meer wil weten.
Vraag drie collega's welke vijf dingen ze bij een overdracht altijd willen weten. Dat wordt de opbouw van de samenvatting.
De telefoon in de ochtendspits
Een telefoonlijn of chat die de vaste vragen zelf afhandelt, zoals herhaalrecepten, afspraakwensen en openingstijden, en alles wat daar niet onder valt direct doorverbindt met een mens.
In de ochtend is de telefoon vaak niet op te nemen, terwijl een groot deel van de vragen elke dag hetzelfde is. Als die vragen vanzelf gaan, komt er tijd vrij voor de gesprekken die wél een mens nodig hebben. De regel is hard: bij klachten, spoed of twijfel gaat het gesprek direct door.
Bij een huisartsenpraktijk neemt een AI-telefonist 's ochtends de herhaalrecepten en afspraakwensen aan en zet ze klaar voor de doktersassistent. Wie ‘pijn op de borst’ of ‘benauwd’ zegt, gaat meteen door naar de triagelijn.
Laat je doktersassistenten of het secretariaat een week noteren welke vragen er binnenkomen en hoe vaak. De vijf meest voorkomende zijn je eerste kandidaten.
Het protocol op het moment dat je het nodig hebt
Een assistent op jullie eigen documenten: protocollen, werkinstructies, afspraken en beleid. Een zorgprofessional stelt een vraag in gewone taal en krijgt het antwoord met de bron erbij, zodat hij kan nalezen waar het staat.
Protocollen veranderen vaak en staan verspreid over een intranet, mappen en mails. Wie in de nachtdienst iets moet weten, belt een collega of gokt. Een antwoord met bron is sneller én controleerbaar, en je ziet meteen welke documenten verouderd zijn.
In een verpleeghuis vraagt een invalkracht ’s nachts hoe het valprotocol werkt bij een bewoner met een heupprothese. Ze krijgt de drie stappen uit het protocol, met een link naar het document en de datum van de laatste versie.
Verzamel de twintig protocollen en instructies waar het vaakst naar gevraagd wordt, en kijk of ze nog kloppen. Een assistent is zo goed als de documenten die erachter liggen.
Rapporteren na het bezoek, uit een ingesproken notitie
Een wijkverpleegkundige of verzorgende spreekt na het bezoek in wat er gebeurde, en de tool maakt er een rapportage van in de opbouw die jullie dossier vraagt. Controleren kost een paar minuten in plaats van een kwartier typen.
Rapporteren is in de meeste zorgorganisaties het grootste deel van de administratietijd, en het gebeurt vaak op het slechtste moment: aan het eind van een lange dienst. Spreken gaat sneller dan typen, en een goede opbouw zorgt dat de volgende collega vindt wat hij zoekt.
Een wijkverpleegkundige spreekt in de auto twee minuten in over het bezoek. Als ze bij de volgende cliënt aankomt, staat er een concept klaar in de vaste rubrieken, met de meetwaarden apart. Ze leest het die middag na en zet het in het ECD.
Verzamel tien geanonimiseerde rapportages die jullie goed vinden. Die worden de maatstaf waaraan je de concepten van de tool toetst.
Niet twee keer invoeren
Laat verwijzingen, aanmeldformulieren en declaraties uitlezen in plaats van ze over te typen. De tool haalt de gegevens eruit en zet ze klaar in het juiste systeem, en een medewerker controleert wat twijfelachtig is.
Overtypen kost tijd en levert fouten op, en in de zorg is een fout in een naam of een geboortedatum geen detail. Juist dit werk is voorspelbaar genoeg om goed te automatiseren, en het levert snel tijd op bij de afdelingen die het minst in beeld zijn.
Bij een revalidatiecentrum komen verwijzingen binnen als pdf, fax en mail. De tool leest ze uit, zet een aanmelding klaar in het planningssysteem en markeert wat ontbreekt, zoals een indicatie of een handtekening.
Leg vijf soorten documenten naast elkaar die jullie het vaakst overtypen, en tel hoeveel het er per week zijn.
De planning en de routes voor morgen
Een planning en routes die rekening houden met wie wat mag, wie welke cliënt kent, reistijd en voorkeuren, en die opnieuw rekenen als iemand ziek wordt of er spoed bijkomt.
In de wijk en in roosters is de puzzel elke dag anders. Een planner die dat met de hand doet, is veel tijd kwijt aan wijzigingen. Een tool die een voorstel maakt, laat de planner kiezen in plaats van puzzelen, en houdt rekening met bevoegdheden die je met de hand makkelijk over het hoofd ziet.
Een wijkteam krijgt om zeven uur een ziekmelding. De tool stelt binnen een minuut een nieuwe verdeling voor, alleen met collega's die de handelingen mogen doen, en met de minste extra reistijd. De planner past één bezoek aan en verstuurt het.
Schrijf de regels op die jullie planners in hun hoofd hebben: wie mag wat, welke cliënten willen een vast gezicht, wat mag nooit samen. Dat is het halve werk.
Waar je op let
- Zorggegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. Verwerk ze alleen met een verwerkersovereenkomst, zo veel mogelijk in de EU, en met niet meer gegevens dan de taak vraagt.
- Stem de beveiliging af op wat jullie organisatie vraagt, zoals NEN 7510, en doe een DPIA waar dat verplicht of verstandig is.
- De zorgprofessional blijft verantwoordelijk voor wat er in het dossier komt. Leg vast in de tool dat niets ongezien wordt opgeslagen.
- Een tool die meebeslist over diagnose of behandeling valt onder strengere regels, zoals die voor medische hulpmiddelen en de Europese AI-verordening. Begin met ondersteunend werk, daar zit de meeste tijd en het minste risico.
- Koppelen met je ECD, EPD of HIS kan als het systeem gegevens kan uitwisselen. Zo niet, dan zet de tool het klaar om over te nemen, en dat werkt voor een proef prima.
Checklist: ben je er klaar voor?
- We weten per team hoeveel tijd er naar rapporteren, bellen, zoeken en plannen gaat.
- We hebben één taak gekozen, met een team dat wil en een eigenaar.
- We weten wie controleert en beslist, en dat zit in het ontwerp.
- De functionaris gegevensbescherming en de informatiebeveiliger denken vanaf het begin mee.
- We hebben voorbeelden (geanonimiseerd) waaraan we de tool toetsen.
- We testen met de zorgprofessionals die ermee gaan werken, elke paar weken opnieuw.
- We hebben drie getallen afgesproken en een datum waarop we beslissen.
- We weten wat de eerste stap kost en wat we dan in handen hebben.
Wat het kost
Onze prijzen staan vooraf vast, tegen € 100 per uur, met per week vast wie er werkt en hoeveel dagen.
De kleinste stap is een Discovery-day van € 2.100: in één dag kijken we samen naar je telling en je gekozen taak, en je krijgt een mockup en een debrief met wat de volgende stap is.
Een proof of concept kost € 8.400: in vier weken een werkende versie op geanonimiseerde voorbeelddata, getest met vijf zorgprofessionals, met een advies wat de bouw kost.
De hele route om AI aan het werk te zetten, van ontdekken tot live, kost € 42.000 in 8 weken. Elke kleine stap telt mee als je doorgaat, en na elke sprint kun je stoppen.
Zo begin je
- 01Tel een week lang per dienst waar de tijd heen gaat, al is het maar met één team.
- 02Plan een gratis videocall van een halfuur: we kijken samen naar wat je vond en welke taak het meeste oplevert.
- 03Kies daarna of je begint met een Discovery-day of meteen met een proof of concept.
Lab Notes: elke twee weken iets om zelf te proberen
Wat ik online tegenkwam op het snijvlak van design, AI en bouwen, uitgelegd zodat je het deze week zelf in je bedrijf kunt proberen. Van Alexander, elke twee weken. Geen verkooppraat, en afmelden kan altijd.
Software · Digital products · AI