AI in de zorg: het draaiboek
Zes momenten in een dienst waarop AI tijd teruggeeft aan de zorg, van de overdracht tot de planning voor morgen.
In het kort
De sector heeft het doel zelf gezet: maximaal 20 procent administratie in 2030.* Elke stap in dit draaiboek moet één ding doen: tijd teruggeven aan de cliënt of patiënt.
Je dienst is voorbij, je zit in de auto voor de deur en je tikt nog snel de rapportages. Zo gaat een groot deel van de dag in de zorg op aan rapporteren, zoeken, bellen, plannen en overtypen. Dat werk moet gebeuren. Alleen hoeft niet alles met de hand.
In het Integraal Zorgakkoord en het Aanvullend Zorg- en Welzijnsakkoord spraken zorgpartijen af de administratietijd terug te brengen naar maximaal 20 procent in 2030. In sommige sectoren is dat nu tot wel 40 procent.* Voor wie nu rond de 40 procent zit, is dat een halvering, en een deel ervan kan AI doen.
Een rapportage uit een ingesproken notitie, een telefoonlijn die de vaste vragen afhandelt, het juiste protocol op het moment dat je het zoekt: dat voorwerk kan een tool doen. De zorgprofessional controleert en beslist, en de tool laat niets door wat niemand heeft gezien.
Dit draaiboek volgt een dienst, van de overdracht aan het begin tot de planning voor morgen. Het is geschreven voor bestuurders, teamleiders, informatiemanagers en innovatiemensen in de zorg die AI willen inzetten zonder dat de zorg eronder lijdt.
Waar de tijd heen gaat
- Rapportages en overdrachten die na de dienst worden geschreven, vaak thuis of in de auto.
- Een telefoon die 's ochtends niet op te nemen is, met vragen die elke dag dezelfde zijn.
- Protocollen en werkinstructies die ergens staan, maar niet te vinden zijn als je ze nodig hebt.
- Verwijzingen, formulieren en declaraties die van het ene systeem in het andere worden overgetypt.
- Roosters en routes die elke dag opnieuw worden omgegooid door ziekte, spoed en afzeggingen.
Zo pak je het aan
Dit geldt in elke branche. Wat hier anders is, staat erbij. De hele aanpak staat in het algemene draaiboek voor het mkb.
- 01Tel eerst waar de tijd heen gaat
Laat de mensen die het werk doen twee weken lang elke dag noteren hoeveel tijd er naar welke taak gaat. Dat wijst de stap aan die het meeste oplevert, en het is je nulmeting. In de zorg per dienst en per team: de rapportage aan het eind van de dag zie je anders niet, want die wordt vaak thuis geschreven.
- 02Begin met één stroom
Eén taak, één team dat het wil en één eigenaar. Na een paar weken weet je of het werkt, en collega's die het zien werken overtuigen beter dan een plan.
- 03De tool doet het voorwerk, een mens beslist
Een concept, een voorstel, een controle: de tool maakt het, iemand die het vak kent kijkt na. Leg vast dat niets ongezien naar buiten gaat. De zorgprofessional blijft verantwoordelijk voor wat er in het ECD of EPD staat.
- 04Regel de privacy en de regels vooraf
Spreek vooraf af welke gegevens de tool gebruikt, waar ze staan en wie erbij kan. Leg dat vast in een verwerkersovereenkomst, met de gegevens zo veel mogelijk in de EU. Wat je pas aan het eind regelt, bouw je opnieuw. Zorggegevens zijn bijzondere persoonsgegevens: bij grootschalige verwerking van gezondheidsgegevens is een DPIA verplicht.** De beveiliging volgt wat jullie organisatie vraagt, zoals NEN 7510. Nodig de functionaris gegevensbescherming en de informatiebeveiliger bij de start uit.
- 05Test met de mensen die ermee werken, en meet
Zet elke twee weken een nieuwe versie in het echte werk. Spreek drie getallen af die je voor en na meet. Kies ook een datum waarop je beslist: doorgaan, bijsturen of stoppen. Test in de dienst zelf: inspreken in de auto werkt, in de huiskamer van de cliënt soms niet.
6 stappen, langs een dienst
De overdracht aan het begin van de dienst
Aan het begin van de dienst zet de tool per cliënt of patiënt klaar wat er sinds de vorige dienst veranderde: nieuwe afspraken, afwijkende metingen en waar je op moet letten. Uit de rapportages die er al staan, met een link naar elke regel.
Een overdracht is lezen onder tijdsdruk, en wat de vorige dienst belangrijk vond staat tussen alles wat hetzelfde bleef. Een samenvatting van wat anders is laat de zorgprofessional beginnen bij de cliënt in plaats van bij het dossier. Omdat elke regel naar zijn rapportage linkt, kan hij altijd nalezen wat er echt staat.
Op een afdeling van een verpleeghuis staat bij de start van de avonddienst per bewoner een korte lijst: wat de arts die middag afsprak, dat de vochtlijst achterloopt en wie een nieuwe medicatie kreeg. De verzorgende leest het in vijf minuten en klikt waar nodig door naar de rapportage.
Vraag drie collega's welke vijf dingen ze bij een overdracht altijd willen weten. Dat wordt de opbouw van de samenvatting.
De telefoon in de ochtendspits
Een telefoonlijn of chat die de vaste vragen zelf afhandelt, zoals herhaalrecepten, afspraakwensen en openingstijden, en alles wat daar niet onder valt direct doorverbindt met een mens.
In de ochtend is de telefoon vaak niet op te nemen, terwijl een groot deel van de vragen elke dag hetzelfde is. Handelt een lijn die vragen af, dan blijft er tijd over voor de gesprekken die wél een mens nodig hebben. De regel is hard: bij klachten, spoed of twijfel gaat het gesprek direct door.
Bij een huisartsenpraktijk neemt een AI-telefonist 's ochtends de herhaalrecepten en afspraakwensen aan en zet ze klaar voor de doktersassistent. Wie ‘pijn op de borst’ of ‘benauwd’ zegt, gaat meteen door naar de triagelijn.
Laat je doktersassistenten of het secretariaat een week noteren welke vragen er binnenkomen en hoe vaak. Met de vijf die het vaakst terugkomen, begin je.
Het protocol op het moment dat je het nodig hebt
Een assistent op jullie eigen documenten: protocollen, werkinstructies, afspraken en beleid. Een zorgprofessional stelt een vraag in gewone taal en krijgt het antwoord met de bron erbij, zodat hij kan nalezen waar het staat.
Protocollen veranderen vaak en staan verspreid over een intranet, mappen en mails. Wie in de nachtdienst iets moet weten, belt een collega of gokt. Een antwoord met bron is sneller én controleerbaar, en je ziet meteen welke documenten verouderd zijn.
In een verpleeghuis vraagt een invalkracht ’s nachts hoe het valprotocol werkt bij een bewoner met een heupprothese. De assistent geeft de drie stappen uit het protocol, met een link naar het document en de datum van de laatste versie.
Verzamel de twintig protocollen en instructies waar het vaakst naar gevraagd wordt, en kijk of ze nog kloppen. Een assistent is zo goed als de documenten die erachter liggen.
Rapporteren na het bezoek, uit een ingesproken notitie
Een wijkverpleegkundige of verzorgende spreekt na het bezoek in wat er gebeurde. De tool maakt er een rapportage van in de opbouw die jullie dossier vraagt. Controleren kost een paar minuten in plaats van een kwartier typen.
Rapporteren is vaak een groot deel van de administratietijd. En het gebeurt nogal eens op het slechtste moment: aan het eind van een lange dienst. Spreken gaat sneller dan typen, en een goede opbouw zorgt dat de volgende collega vindt wat hij zoekt.
Een wijkverpleegkundige spreekt in de auto twee minuten in over het bezoek. Bij aankomst op het volgende adres staat er een concept klaar in de vaste rubrieken, met de meetwaarden apart. Die middag leest de wijkverpleegkundige het na en zet het in het ECD.
Verzamel tien geanonimiseerde rapportages die jullie goed vinden. Die worden de maatstaf waaraan je de concepten van de tool toetst.
Niet twee keer invoeren
Laat verwijzingen, aanmeldformulieren en declaraties uitlezen in plaats van ze over te typen. De tool haalt de gegevens eruit en zet ze klaar in het juiste systeem, en een medewerker controleert wat twijfelachtig is.
Overtypen kost tijd en levert fouten op, en in de zorg is een fout in een naam of een geboortedatum geen detail. Het is voorspelbaar werk, dus goed te automatiseren. En het levert snel tijd op bij de afdelingen die het minst in beeld zijn.
Bij een revalidatiecentrum komen verwijzingen binnen als pdf, fax en mail. De tool leest ze uit, zet een aanmelding klaar in het planningssysteem en markeert wat ontbreekt, zoals een indicatie of een handtekening.
Leg vijf soorten documenten naast elkaar die jullie het vaakst overtypen, en tel hoeveel het er per week zijn.
De planning en de routes voor morgen
Een planning en routes die rekening houden met wie wat mag, wie welke cliënt kent, reistijd en voorkeuren. Wordt iemand ziek of komt er spoed bij, dan rekent de tool opnieuw.
In de wijk en in roosters is de puzzel elke dag anders. Een planner die dat met de hand doet, is veel tijd kwijt aan wijzigingen. Maakt de tool een voorstel, dan hoeft de planner alleen nog te kiezen. De tool houdt ook rekening met bevoegdheden die je met de hand makkelijk over het hoofd ziet.
Een wijkteam krijgt om zeven uur een ziekmelding. De tool stelt binnen een minuut een nieuwe verdeling voor, alleen met collega's die de handelingen mogen doen, en met de minste extra reistijd. De planner past één bezoek aan en verstuurt het.
Schrijf de regels op die jullie planners in hun hoofd hebben: wie mag wat, welke cliënten willen een vast gezicht, wat mag nooit samen. Daar rekent de tool straks mee.
Waar je op let
- Zorggegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. Verwerk ze alleen met een verwerkersovereenkomst, zo veel mogelijk in de EU, en met niet meer gegevens dan de taak vraagt.
- Stem de beveiliging af op wat jullie organisatie vraagt, zoals NEN 7510, en doe een DPIA waar dat verplicht of verstandig is.
- De zorgprofessional blijft verantwoordelijk voor wat er in het dossier komt. Leg vast in de tool dat niets ongezien wordt opgeslagen.
- Een tool die meebeslist over diagnose of behandeling valt onder strengere regels, zoals die voor medische hulpmiddelen en de Europese AI-verordening. Begin met ondersteunend werk, daar zit de meeste tijd en het minste risico.
- Koppelen met je ECD, EPD of HIS kan als het systeem gegevens kan uitwisselen. Zo niet, dan zet de tool het klaar om over te nemen, en dat werkt voor een proef prima.
Checklist: ben je er klaar voor?
- We weten per team hoeveel tijd er naar rapporteren, bellen, zoeken en plannen gaat.
- We hebben één taak gekozen, met een team dat wil en een eigenaar.
- We weten wie controleert en beslist, en dat zit in het ontwerp.
- De functionaris gegevensbescherming en de informatiebeveiliger denken vanaf het begin mee.
- We hebben voorbeelden (geanonimiseerd) waaraan we de tool toetsen.
- We testen met de zorgprofessionals die ermee gaan werken, elke paar weken opnieuw.
- We hebben drie getallen afgesproken en een datum waarop we beslissen.
- We weten wat de eerste stap kost en wat we dan in handen hebben.
Wat het kost
Onze prijzen staan vooraf vast, tegen € 100 per uur, met per week vast wie er werkt en hoeveel dagen.
De kleinste stap is een Discovery-day van € 2.100. In één dag kijken we samen naar je telling en je gekozen taak. Je krijgt een mockup en een debrief met wat de volgende stap is.
Een proof of concept kost € 8.400. In vier weken staat er een werkende versie op geanonimiseerde voorbeelddata, getest met vijf zorgprofessionals. Je krijgt er een advies bij wat de bouw kost.
De hele route om AI aan het werk te zetten, van ontdekken tot live, kost € 42.000 in 8 weken. Elke kleine stap telt mee als je doorgaat, en na elke sprint kun je stoppen.
Zo begin je
- 01Tel twee weken lang per dienst waar de tijd heen gaat, al is het maar met één team.
- 02Plan een gratis videocall van een halfuur: we kijken samen naar wat je vond en welke taak het meeste oplevert.
- 03Kies daarna of je begint met een Discovery-day of meteen met een proof of concept.
Het hele traject: AI aan het werk zetten, in 8 weken
Lab Notes: wat we uitproberen, elke twee maanden in je mail
Verhalen uit ons eigen werk op het snijvlak van design, AI en bouwen, met in elk stuk iets om zelf in je bedrijf te proberen. Elke twee maanden gebundeld, van Alexander. Geen verkooppraat, en afmelden kan altijd.
Software · Digital products · AI