Automate · 6 weken
Processen automatiseren
Processen automatiseren is het handwerk eruit halen: overtypen, doorzetten, controleren, plannen en rapporteren. Software doet wat elke week hetzelfde gaat. Je team houdt de uitzonderingen en de beslissingen. Bijna altijd begint het bij één proces dat te veel uren kost, zoals de orders die iemand elke maandag uit de mail overtypt.
- „Elke offerte wordt overgetypt uit de mail.”
- „De planning staat in vier Excel-bestanden.”
- „Drie keer per dag dezelfde vraag over een dossier.”
Welk proces wil je automatiseren?
Dit zijn de processen die we het vaakst tegenkomen, per afdeling. Achter elk staat hoe het werkt, wat je ervoor nodig hebt en een voorbeeld.
Overtypen en koppelen
- Handwerk automatiseren
Wat iemand nu overtypt, kopieert en controleert tussen systemen.
- Koppelingen tussen systemen
Je webshop, boekhouding, ERP en planning aan elkaar vast.
- Handwerk automatiseren
Verkoop
- Offertes opstellen
De aanvraag gelezen en de offerte klaargezet, zodat een mens alleen nog keurt.
- Intranet, CRM of backoffice
Een CRM of backoffice die werkt zoals jouw team werkt.
- Offertes opstellen
Administratie
- Documenten en facturen verwerken
Facturen, bonnen en formulieren uitgelezen in plaats van overgetypt.
- Rapportages schrijven
Weekrapporten en managementrapportages uit de gegevens die er al zijn.
- Documenten en facturen verwerken
Planning
- Planning en routes
Een voorstel dat met al je regels rekent. De planner beslist.
- Planning en routes
Inzicht
- Dashboard
De cijfers uit je eigen systemen op één scherm, elke dag bij.
- Dashboard
Productie en werkplaats
- Productieproces automatiseren
Werkorders, instructies en storingen rond de machine.
- Werkplaatssoftware
Van offerte naar werkplaats zonder Excel en briefjes.
- Productieproces automatiseren
Inkoop en onderhoud
- Voorraad en inkoop voorspellen
Bestellen op wat er de komende weken de deur uitgaat.
- Voorspellend onderhoud
Storingen zien aankomen voordat de machine stilstaat.
- Voorraad en inkoop voorspellen
Staat jouw proces er niet tussen?
Vertel in een paar zinnen wat er bij jullie elke week terugkomt. Je hoort binnen één werkdag van ons.
Zo pak je het aan
Wat zich leent voor automatiseren
Een handige toets: komt het elke week terug, en kun je het iemand in een kwartier uitleggen? Dan kan software het meestal doen. Moet er elke keer iemand even nadenken of bellen, dan doet de tool het voorwerk en beslist een mens.
Eerst digitaliseren, dan automatiseren
Software kan alleen overnemen wat ergens digitaal staat. Werkt je team nog met papier, losse Excel-bestanden en mail, dan brengen we dat eerst samen op één plek. Dat alleen scheelt vaak al: iedereen ziet hetzelfde en niemand zoekt nog naar de laatste versie.
Begin bij één proces
Kies het proces dat nu de meeste uren kost of waar het vaakst iets misgaat. Reken met de ROI-calculator uit wat het je nu kost, en begin daar. De rest volgt als het eerste werkt.
Productie- en assemblageprocessen automatiseren
In een fabriek of werkplaats zit het handwerk vaak om de machine heen: werkorders overtypen, instructies zoeken, storingen doorbellen en de planning bijhouden in een spreadsheet. Daarvoor bouwen we een tool die aansluit op je ERP, je machines of je planning. Op de vloer werkt hij op een tablet of telefoon.
- Werkorders die vanzelf uit de orders komen, met de juiste tekening en instructie erbij
- Assemblage-instructies stap voor stap op een tablet, met een vinkje per stap
- Meldingen van machines en sensoren die meteen bij de juiste monteur landen
- Voortgang en afkeur die zichzelf terugmelden in de planning
- Een dashboard met wat er vandaag van de band komt, zonder rondbellen
Wat we maken
Zelf met Zapier, Make of Power Automate, of laten bouwen?
Niet elk proces heeft maatwerk nodig. Voor veel werk is een kant-en-klare tool genoeg, en dan zeggen we dat ook. Dit is ongeveer waar de grens ligt.
Een tool is genoeg als
- Het werk elke keer dezelfde stappen volgt, zonder uitzonderingen: komt dit binnen, zet het daar neer.
- Je pakketten een standaardkoppeling hebben in Zapier, Make of Power Automate.
- Het om een overzichtelijk aantal taken gaat. Zapier en Make rekenen naar gebruik, dus bij veel volume loopt het abonnement op.
- Iemand in je team het bijhoudt als een stap een keer breekt.
Laten bouwen loont als
- Het werk door drie of meer systemen loopt, of door een systeem zonder standaardkoppeling.
- Er een oordeel bij hoort: een mail lezen, een offerte opstellen, een uitzondering herkennen. Dat doet AI, en een mens keurt.
- Je mensen er een eigen scherm voor nodig hebben, zoals een planbord of een controlelijst.
- Het proces niet mag stilvallen als er ergens iets verandert.
Vaak is het allebei: een tool voor het eenvoudige deel en maatwerk voor de rest. Twijfel je, dan zoeken we het op een Discovery-day in één dag uit.
Wat kost het voor jouw werk, ruwweg?
Kies het werk waar je aan denkt en hoeveel tijd erin zit. Je krijgt meteen een ruwe inschatting. De precieze prijs stel je daarna zelf samen.
Aan welk werk denk je?
Ruwe inschatting
Kies het werk waar je aan denkt, dan zie je hier een ruwe inschatting van wat het kost.
Zo komt een vraag bij ons binnen
Voorbeelden van de vragen waar deze route over gaat, zonder namen.
Briefing · Horecagroothandel, 3.000 afnemers
Elke order gaat drie keer door onze handen.
Orders komen binnen via WhatsApp, telefoon en mail, en de orderdesk typt ze over. Een assistent die berichten omzet in orders, en een planning die meebeweegt met de vloer.
Briefing · Advocatenkantoor aan de Zuidas
Vierhonderd documenten, één associate die zoekt.
Vierhonderd documenten per transactie, en associates die zoeken. Een assistent die antwoordt uit de eigen dataroom, met de bron erbij.
Processen automatiseren in 6 weken
Een tool die het terugkerende werk overneemt, zoals orders, planning en administratie. Hij praat met je eigen systemen en staat na zes weken live. Je team houdt er elke week uren aan over.
Nu
- Orders en offertes worden overgetypt
- De planning leeft in bestanden die uit elkaar lopen
- Groeien betekent iemand aannemen
Straks
- Eén plek waar het binnenkomt en verwerkt wordt
- Een planning die meebeweegt met de vloer
- Hetzelfde team doet meer, met minder fouten
Elke week live, elke twee weken een test.
Sprint 1: Ontdekken, en donderdag draait er al iets. Daarna gaat het in hetzelfde ritme door, en na elke sprint kun je stoppen.
Zo loopt deze route in 6 weken
Wat er in de eerste sprint gekozen wordt
Het ene proces dat het vaakst voorkomt en het meeste handwerk vraagt.
Wat er aan het eind staat
Het werk loopt een week door de tool, en een mens doet alleen de uitzonderingen.
Daarna
Wat het kost
Eén vaste prijs voor de hele route: de sprints bij elkaar opgeteld.
Automate
Processen automatiseren
Automatiseer in zes weken het werk dat elke week terugkomt, zonder iemand aan te nemen.
308 uur: 22 dagen designer, 22 dagen developer.
€ 30.800
Of begin klein
Wat je hiermee kunt bouwen
Prijsgids: Wat kost het om processen te automatiseren?
Bereken met de ROI-calculator wat het oplevert
Eerst weten met wie je werkt? Zo werken we als softwarebureau in Amsterdam
Vragen over processen automatiseren
Wat kost processen automatiseren?
Bij Ideelab € 30.800 in 6 weken, vast vooraf: een tool die het terugkerende werk overneemt, gekoppeld aan de pakketten en systemen die je al gebruikt, live op je eigen domein. Je betaalt per sprint van twee weken en kunt na elke sprint stoppen.
Welke processen kun je automatiseren?
Alles wat elke week hetzelfde gaat en waar nu iemand gegevens overtypt: orders, planning, facturen, offertes, rapportages, voorraad en intake. In de productie ook werkorders, assemblage-instructies en meldingen van machines.
Hoe begin je met processen automatiseren?
Met het werk dat het vaakst terugkomt en de meeste uren kost. In de eerste sprint lopen we mee op de plek waar het gebeurt, praten we met de mensen die het doen en staat er aan het eind een werkend prototype dat zij testen.
Moeten we onze systemen vervangen om processen te automatiseren?
Nee. De tool praat met wat er al is: je boekhouding, planning, CRM, webshop of dat ene oude pakket, zolang het gegevens kan uitwisselen.
Wat is het verschil tussen bedrijfsprocessen digitaliseren en automatiseren?
Digitaliseren haalt het werk uit papier, Excel en losse mails en zet het in één systeem. Automatiseren laat dat systeem de stappen doen die elke keer hetzelfde gaan. In deze route doen we allebei: eerst staat het proces digitaal, dan neemt de tool het terugkerende werk over.
Wanneer verdien je het automatiseren van processen terug?
Reken het zelf uit: uren per week maal wat een uur je bedrijf kost (gemiddeld € 47 volgens het CBS) maal 46 werkweken. Bij tien uur per week is dat € 21.620 per jaar. Een tool van € 30.800 heb je dan in ongeveer 17 maanden terugverdiend.
Wil je even gratis sparren over het werk dat zichzelf zou moeten doen?
Welk werk komt bij jullie elke week terug? Wat wordt er overgetypt, nagebeld of in Excel bijgehouden? Waar zou je morgen mee willen stoppen?
- Een halfuur sparren over jouw idee, gratis
- Ontdek welke route het beste werkt voor jouw bedrijf
- Krijg een ruwe inschatting van de prijs en het aantal weken
„Met de ritdata van de vervoerders een container klaarzetten vóór de truck er is.”
Containerterminal, Moerdijk
Vertel me je probleem, je geniale idee of stel gewoon wat vragen!
Alexander Kaan, product designer