Privacybeleid
Hoe we omgaan met je gegevens: wat we verwerken, waarom, hoe lang en welke rechten je hebt.
We verzamelen zo min mogelijk. Deze site meet alleen met Google Analytics als jij daar ja op zegt; zeg je nee, dan plaatsen we geen cookies en volgen we je bezoek niet.
Neem je contact op of werken we samen, dan bewaren we alleen wat nodig is om je te kunnen helpen en om ons aan de wet te houden. We verkopen niets door en delen niets met adverteerders.
Wie verwerkt je gegevens
Ideelab is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven op deze pagina. Je vindt onze bedrijfsgegevens, adres en Kamer van Koophandel-nummer in de footer van deze site.
Heb je een vraag over je gegevens, dan kun je ons altijd rechtstreeks mailen. Je krijgt antwoord van een mens, niet van een formulier.
Welke gegevens we verwerken
Dat hangt af van hoe je met ons in contact komt. In de praktijk gaat het om:
- Contact: je naam, e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van je bericht wanneer je mailt of belt.
- Opdrachten: contactgegevens van jou en je collega's, plus de gegevens die nodig zijn voor de administratie (factuuradres, btw-nummer, bankgegevens). Geef je online akkoord, dan bewaren we je naam, functie, mailadres en het tijdstip; beantwoord je een debrief, dan bewaren we je antwoorden.
- Sollicitaties: alles wat je ons zelf stuurt, zoals je cv, motivatie en portfolio.
- Nieuwsbrief (Ideelab Lab Notes): je e-mailadres en, als je die invult, je voornaam, wanneer je je aanmeldt. Je komt pas op de lijst nadat je de aanmelding in een mail bevestigt, en we bewaren wanneer je dat deed en waar je je aanmeldde. De lijst staat in onze eigen database bij Cloudflare en bij Resend, dat de nummers en onze andere mail verstuurt. We gebruiken hem alleen om je de nieuwsbrief te sturen. Afmelden kan altijd, met de link onder elk nummer; daarna sturen we je niets meer, en we bewaren alleen nog dat je je afmeldde, zodat je niet per ongeluk opnieuw op de lijst komt.
- Projectmateriaal: soms komen we tijdens een opdracht in aanraking met gegevens uit jouw systemen. Daar maken we vooraf duidelijke afspraken over, meestal in een verwerkersovereenkomst.
We vragen niet meer dan we nodig hebben. Op deze site vragen we nooit om gevoelige gegevens, zoals gezondheid of BSN. Komen die in een opdracht voor, dan leggen we dat vooraf vast in de verwerkersovereenkomst.
Waarom we dat mogen
De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) vraagt om een grondslag voor elke verwerking. Wij gebruiken er vier:
- Uitvoering van een overeenkomst: om aan een opdracht te kunnen werken en te kunnen factureren.
- Gerechtvaardigd belang: om te kunnen reageren op je bericht, contact te onderhouden en onze dienstverlening te verbeteren.
- Wettelijke verplichting: onze administratie moet voldoen aan de fiscale bewaarplicht.
- Toestemming: voor het meten met Google Analytics en voor Lab Notes. Intrekken kan altijd, via Cookies onderaan de pagina of de afmeldlink.
Vragen we voor iets anders toestemming, bijvoorbeeld om je werk als case op de site te tonen, dan mag je die ook altijd weer intrekken.
Wie je gegevens nog meer kan zien
We schakelen een klein aantal dienstverleners in die namens ons gegevens verwerken: Cloudflare (hosting, functies en database), Resend (mail), Google (mail, agenda en, na je ja, Analytics), Rinkel (telefoon) en Moneybird (boekhouding). Met hen zijn verwerkersovereenkomsten gesloten en zij mogen je gegevens alleen gebruiken voor het werk dat ze voor ons doen.
Vul je een formulier op deze site in, dan gaat wat je invulde (je naam, je mailadres en je bericht) als e-mail naar onze mailbox, en krijg jij er een bevestiging van. Kies je daarna een moment in onze agenda, dan gaan je naam en mailadres naar Google Agenda, dat de uitnodiging voor het gesprek verstuurt. Stuur je ons een bericht via WhatsApp, dan loopt dat via WhatsApp van Meta, onder de voorwaarden en het privacybeleid van WhatsApp; wij gebruiken het alleen om je vraag te beantwoorden. Het versturen van de mails doet Resend voor ons. Wat je via het contactformulier stuurt, slaat de site zelf niet op: het gaat als mail naar onze mailbox. Geef je akkoord op een offerte of overeenkomst, beantwoord je een debrief of meld je je aan voor Lab Notes, dan bewaren we dat in onze eigen database bij Cloudflare.
We verkopen je gegevens niet en delen ze niet met adverteerders of datahandelaren. Alleen als de wet ons daartoe verplicht, verstrekken we gegevens aan een instantie.
We kiezen waar het kan partijen die gegevens binnen de Europese Economische Ruimte verwerken. Zitten ze buiten de EER, dan gelden daarvoor passende waarborgen, zoals het EU-VS-gegevensprivacykader of standaardcontractbepalingen.
Hoe lang we gegevens bewaren
Niet langer dan nodig. Als richtlijn houden we aan:
- Berichten en offertes waar geen opdracht uit volgt: tot twee jaar na het laatste contact.
- Administratie van opdrachten (facturen, contracten): zeven jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht.
- Sollicitaties: tot vier weken na afronding van de procedure, of tot een jaar als je ons daarvoor toestemming geeft.
- Lab Notes: zolang je aangemeld bent; na afmelden alleen je adres en dat je je afmeldde.
- Data uit jouw systemen: we verwijderen die binnen dertig dagen na de overdracht, tenzij er support loopt of we iets anders afspreken.
Jouw rechten
Je hebt onder de AVG een aantal rechten, en je hoeft daar geen ingewikkeld verzoek voor in te dienen. Een mailtje volstaat:
- Inzage in de gegevens die we van je hebben.
- Correctie als iets niet klopt.
- Verwijdering van je gegevens, tenzij we ze wettelijk moeten bewaren.
- Beperking van de verwerking, of bezwaar maken tegen een verwerking.
- Overdracht van je gegevens in een gangbaar bestandsformaat.
- Intrekken van eerder gegeven toestemming.
We reageren binnen een maand. Kom je er met ons niet uit, dan heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat zouden we jammer vinden, dus laat het ons vooral eerst weten.
Beveiliging
We beveiligen gegevens met passende technische en organisatorische maatregelen: versleutelde verbindingen, tweefactorauthenticatie op onze accounts, toegang alleen voor wie het nodig heeft en zo min mogelijk afhankelijkheden in wat we bouwen.
Gaat er onverhoopt toch iets mis en heeft dat gevolgen voor jouw gegevens, dan laten we je dat weten en melden we het datalek waar dat verplicht is.
Wijzigingen
Verandert er iets in hoe we werken, dan passen we dit beleid aan. Bovenaan deze pagina staat wanneer de tekst voor het laatst is bijgewerkt. Bij ingrijpende wijzigingen laten we het onze klanten actief weten.
Vragen hierover? Mail naar hallo@ideelab.nl. Je krijgt gewoon antwoord van een mens.