Documenten en facturen automatisch verwerken
Facturen, bonnen, formulieren, pakbonnen en contracten komen binnen als pdf, foto of scan, en iemand typt ze over. Met AI lees je ze automatisch uit en zet je de gegevens in je eigen systeem, met een snelle controle voor wat de tool niet zeker weet.
Wat het doet
- Facturen, bonnen en pakbonnen uitlezen, ook van foto's
- Formulieren en aanvragen omzetten in nette gegevens
- Controleren tegen je bestellingen of contracten
- De gegevens in je boekhouding of ERP zetten
- Afwijkingen en twijfel aan een mens voorleggen
Bijvoorbeeld
Een groothandel ontvangt elke week honderden inkoopfacturen van tientallen leveranciers, elk in een eigen opmaak. De tool leest ze uit, legt ze naast de inkooporder en de ontvangst, en zet alleen de facturen met een afwijking bij de administratie op het scherm.
Hoe het werkt
- 01
De stroom in kaart
Welke documenten komen binnen, van wie, in welke vorm, en waar moeten de gegevens naartoe?
- 02
Uitlezen
Beeld- en tekstherkenning halen de velden uit elk document, ook als de opmaak per afzender anders is.
- 03
Controleren
De tool legt de gegevens naast wat al bekend is, zoals de bestelling, en markeert wat niet klopt.
- 04
Doorzetten
Wat klopt gaat door naar je boekhouding of ERP; wat twijfelachtig is, ziet een mens in één scherm.
Wat je nodig hebt
- Voorbeelden van de documenten, van elke soort een stapel
- Het systeem waar de gegevens in moeten
- De regels die je nu met de hand toepast
Zo begin je
Het hele traject loopt in de route AI aan het werk zetten.
Vragen
Kan mijn boekhoudpakket dit niet al?
Veel pakketten lezen standaardfacturen uit. Het verschil zit in de rest: pakbonnen, formulieren, afwijkende opmaak, de controle tegen je eigen gegevens en je eigen regels. Daar bouwen we voor.
Hoe nauwkeurig is het?
Dat meten we op je eigen documenten voordat het live gaat. Wat de tool niet zeker weet, legt hij voor, dus er glipt niets ongezien doorheen.
Werkt het ook met handgeschreven formulieren?
Vaak wel, afhankelijk van het handschrift en het formulier. In de eerste week testen we het op je eigen stapel.
Een halfuur gratis sparren over facturen die zichzelf inboeken?
Waar loop jij tegenaan in je bedrijf? Wat kan beter? Wat kan sneller? Wat gaat nog met de hand en moet nodig geautomatiseerd worden?
- Een halfuur sparren over jouw idee, gratis
- Je weet direct welke route het is, hoeveel weken, en wat het kost
- Ruwe inschatting over de prijs en het aantal weken
„Een Google Maps voor ons magazijn, met filemelding bij stelling 12.”
Distributiecentrum, Waalwijk
Vertel me je probleem, je geniale idee of stel gewoon wat vragen!
Alexander Kaan, product designer