Mail en inbox automatiseren met AI
Een gedeelde inbox met honderden mails per dag kost een team uren: lezen, uitzoeken voor wie het is, opzoeken en antwoorden. Een AI-assistent leest mee, sorteert, zoekt de gegevens erbij en zet een antwoord klaar in jullie toon. Je team controleert en verstuurt.
Wat het doet
- Mails lezen en sorteren op onderwerp, klant en urgentie
- De juiste gegevens opzoeken in je systemen
- Een antwoord klaarzetten in jullie toon, met je eigen informatie
- Bijlagen uitlezen en in je systeem zetten
- Doorzetten naar de juiste collega als het niet standaard is
Bijvoorbeeld
Een uitzendbureau krijgt elke dag honderden mails van kandidaten en opdrachtgevers: beschikbaarheid, urenbriefjes, vragen over loon. De assistent herkent wat het is, koppelt het aan de juiste kandidaat en zet een concept klaar. De recruiter leest mee en drukt op versturen.
Hoe het werkt
- 01
De mail in kaart
We tellen welke soorten mail binnenkomen en hoeveel tijd elke soort kost.
- 02
Koppelen aan je mailbox en systemen
De assistent leest mee in Outlook of Gmail en zoekt op in je CRM of planning, met alleen de rechten die hij nodig heeft.
- 03
Antwoorden in jullie toon
Hij schrijft met je eigen voorbeelden en informatie, en zegt het als hij iets niet zeker weet.
- 04
Een mens verstuurt
We beginnen met concepten die je team goedkeurt. Pas als je op je eigen mail ziet dat het klopt, mag hij meer zelf.
Wat je nodig hebt
- Toegang tot de gedeelde inbox, pas bij de bouw
- Een paar honderd voorbeelden van mails en de antwoorden
- De systemen waar de gegevens in staan
Zo begin je
Het hele traject loopt in de route AI aan het werk zetten, en wat kost een AI-agent laten maken lees je in de prijsgids.
Vragen
Werkt het met Outlook en Gmail?
Ja, met Microsoft 365 en Google Workspace, via hun eigen koppeling. De assistent krijgt alleen toegang tot de mailboxen die erbij horen.
Verstuurt hij zelf mails?
In het begin niet: hij zet concepten klaar en je team verstuurt. Voor eenvoudige, vaste antwoorden kun je hem later zelf laten versturen, als je op je eigen mail ziet dat het goed gaat.
Leest hij alle mail?
Alleen de mailboxen en mappen die je aanwijst. Wat hij leest en waar het blijft, staat in de verwerkersovereenkomst.
Een halfuur gratis sparren over een inbox die zichzelf sorteert?
Waar loop jij tegenaan in je bedrijf? Wat kan beter? Wat kan sneller? Wat gaat nog met de hand en moet nodig geautomatiseerd worden?
- Een halfuur sparren over jouw idee, gratis
- Je weet direct welke route het is, hoeveel weken, en wat het kost
- Ruwe inschatting over de prijs en het aantal weken
„Een Google Maps voor ons magazijn, met filemelding bij stelling 12.”
Distributiecentrum, Waalwijk
Vertel me je probleem, je geniale idee of stel gewoon wat vragen!
Alexander Kaan, product designer