AI in de advocatuur en het notariaat: het draaiboek
Voor advocaat en notaris: waar AI zoeken, lezen en overtypen overneemt, van intake tot concept-akte, binnen de geheimhoudingsplicht.
In het kort
De geheimhoudingsplicht bepaalt hoe de tool gebouwd wordt, vanaf de eerste regel code. En driekwart van de advocatenkantoren heeft een of twee advocaten,* dus een tool moet ook werken op een kantoor met twee bureaus.
Een nieuwe cliënt belt op vrijdagmiddag, en voordat je de zaak kunt aannemen moet de conflictcheck rond zijn. Op een advocaten- of notariskantoor gaat veel tijd naar werk rond de zaak zelf: het cliëntenonderzoek, stukken lezen, zoeken in eerdere dossiers en modellen, en een eerste versie die grotendeels op eerder werk lijkt.
De meeste kantoren zijn klein: driekwart van de 5.494 advocatenkantoren heeft een of twee advocaten.* In het notariaat noemt het WODC de toegenomen werkdruk, door personele krapte en administratieve verplichtingen, mede door de poortwachtersrol. En 83 procent van de notarissen ziet in grote mate kansen in het stroomlijnen van administratieve processen.**
Dat voorwerk kan een tool doen: een samenvatting van een stuk, een voorstel uit je eigen modellen, het cliëntenonderzoek alvast klaargezet. De advocaat of notaris beoordeelt en blijft eindverantwoordelijk, en de geheimhoudingsplicht gaat voor alles.
Dit draaiboek begint bij wat voor advocaat en notaris allebei geldt, gaat dan per beroep verder en eindigt bij het beleid voor het hele kantoor. Voor partners, notarissen en kantoormanagers bij advocatenkantoren en notariskantoren.
Waar de tijd heen gaat
- Nieuwe zaken en cliënten aannemen: de eerste mail, de conflictcheck, het dossier aanmaken.
- Het cliëntenonderzoek onder de Wwft, met stukken die worden opgevraagd, gelezen en vastgelegd.
- Stukken, contracten en eerdere dossiers lezen en samenvatten.
- Eerste versies van stukken en aktes die grotendeels uit eigen modellen komen.
- Zoeken naar die ene clausule of dat vergelijkbare dossier van jaren geleden.
Zo pak je het aan
Dit geldt in elke branche. Wat hier anders is, staat erbij. De hele aanpak staat in het algemene draaiboek voor het mkb.
- 01Tel eerst waar de tijd heen gaat
Laat de mensen die het werk doen twee weken lang elke dag noteren hoeveel tijd er naar welke taak gaat. Dat wijst de stap aan die het meeste oplevert, en het is je nulmeting. Op een kantoor de uren die niet op een zaak te schrijven zijn: intake, cliëntenonderzoek, lezen, zoeken en eerste versies.
- 02Begin met één stroom
Eén taak, één team dat het wil en één eigenaar. Na een paar weken weet je of het werkt, en collega's die het zien werken overtuigen beter dan een plan.
- 03De tool doet het voorwerk, een mens beslist
Een concept, een voorstel, een controle: de tool maakt het, iemand die het vak kent kijkt na. Leg vast dat niets ongezien naar buiten gaat. Volgens de AI-weegschaal van de KNB blijft de notaris eindverantwoordelijk, met betekenisvolle menselijke tussenkomst.*** En de NOvA raadt advocaten aan citaten, jurisprudentie en feiten altijd zelf te controleren voordat ze die gebruiken.****
- 04Regel de privacy en de regels vooraf
Spreek vooraf af welke gegevens de tool gebruikt, waar ze staan en wie erbij kan. Leg dat vast in een verwerkersovereenkomst, met de gegevens zo veel mogelijk in de EU. Wat je pas aan het eind regelt, bouw je opnieuw. De geheimhoudingsplicht geldt ook voor elke tool die je gebruikt: geen training van modellen van anderen op je dossiers, en per dossier vastgelegd wie erbij kan.
- 05Test met de mensen die ermee werken, en meet
Zet elke twee weken een nieuwe versie in het echte werk. Spreek drie getallen af die je voor en na meet. Kies ook een datum waarop je beslist: doorgaan, bijsturen of stoppen. Test met advocaten, kandidaat-notarissen en notarieel medewerkers op hun eigen dossiers.
6 stappen, per beroep
Een nieuwe zaak aannemen, met de conflictcheck
Laat de tool nieuwe zaken voorbereiden: de vraag van de cliënt uit de eerste mail of het formulier halen, de gegevens voor de conflictcheck klaarzetten, en een dossier aanmaken met wat er al binnen is. De advocaat of notaris beslist of het kantoor de zaak aanneemt.
De eerste stap van elke zaak is veel overtypen en nazoeken. En een cliënt die dagen op een reactie wacht, gaat soms verder naar een ander kantoor. Als het voorwerk vanzelf gaat, hoort de cliënt sneller wat de volgende stap is.
Een ondernemer mailt over een geschil met een leverancier. De tool zet de partijen klaar voor de conflictcheck, vat de vraag samen, en maakt een concept-antwoord met de vragen die het kantoor nog heeft. De advocaat past het aan en verstuurt het.
Kijk bij je laatste twintig nieuwe zaken hoe lang het duurde van de eerste mail tot een inhoudelijk antwoord. Dat is je nulmeting.
Kennis uit je eigen dossiers en modellen
Een eigen assistent die zoekt in je eigen dossiers, modellen en kantoornotities, en antwoordt met de bron erbij. Hij draait in je eigen omgeving of in de EU, niet op een openbare chatdienst. Wie wat mag zien, volgt de regels van je kantoor.
De juiste clausule of dat vergelijkbare dossier van jaren geleden staat ergens, maar wie het zoekt, zoekt lang. Een antwoord met bronvermelding laat de advocaat of notaris zelf zien of het klopt. Staat het er niet in, dan zegt de assistent dat.
Een advocaat vraagt hoe het kantoor eerder een concurrentiebeding heeft geformuleerd voor een franchiseovereenkomst. De assistent geeft drie passages uit eerdere dossiers waar de advocaat toegang toe heeft, met een link naar elk stuk.
Vraag drie collega's welke dingen ze de afgelopen maand niet konden terugvinden. Daar begint de assistent.
Stukken lezen, met de bron bij elke samenvatting
Laat de tool stukken lezen en samenvatten: processtukken, contracten, jaarrekeningen, de stukken van de wederpartij. Met bij elke samenvatting de pagina en de passage waar het staat, zodat de jurist het zelf kan nalopen.
Lezen is het werk, maar niet elk stuk hoeft van voor naar achter om te weten waar het om draait. Een samenvatting met bronverwijzing laat de advocaat of notaris sneller zien waar de aandacht nodig is. Waar het ertoe doet, leest de jurist het stuk zelf.
Bij een due diligence leest de tool honderdtwintig contracten en zet per contract de looptijd, de opzegtermijn en de clausules over zeggenschap in een overzicht, met een link naar de passage. De advocaat bekijkt de contracten waar iets opvalt.
Kies één soort stuk dat vaak terugkomt en schrijf op welke vijf dingen je er altijd uit wilt weten. Dat wordt de opdracht aan de tool.
Het cliëntenonderzoek voorbereiden
Laat de tool het cliëntenonderzoek voorbereiden: de stukken opvragen die ontbreken, ze uitlezen, en in het dossier klaarzetten wat er gevonden is en waar vragen over zijn. De notaris of advocaat beoordeelt en beslist.
De poortwachtersrol onder de Wwft draagt volgens het WODC bij aan toegenomen administratieve verplichtingen.** Het verzamelen en ordenen is voorspelbaar genoeg om goed te automatiseren. Het oordeel niet: daar tellen ervaring en gevoel, en dat blijft bij de notaris.
Voor een levering van een bedrijfspand vraagt de tool bij de koper de ontbrekende stukken op, leest ze uit en zet klaar wie de uiteindelijk belanghebbenden zijn volgens de stukken. De kandidaat-notaris beoordeelt het beeld en legt het oordeel vast.
Tel bij tien dossiers van vorige maand hoe vaak er stukken voor het cliëntenonderzoek opnieuw moesten worden opgevraagd. Dat laat zien wat het voorwerk oplevert.
Een concept-akte uit het kantoormodel
Laat de tool een eerste versie maken van een stuk of akte uit je eigen modellen en de gegevens in het dossier. De kandidaat-notaris of notaris past aan, controleert en maakt de akte klaar om te passeren.
Veel stukken lijken grotendeels op eerder werk, en het overnemen van namen, bedragen en data is waar fouten ontstaan. Een eerste versie uit je eigen modellen, met de gegevens uit het dossier ingevuld, laat de jurist beginnen bij het inhoudelijke werk.
Voor een oprichting van een bv maakt de tool uit het kantoormodel een concept-akte met de gegevens van de oprichters uit het dossier. Hij markeert wat afwijkt van het model. De kandidaat-notaris controleert en maakt de akte klaar om te passeren.
Kies de akte of het stuk dat je het vaakst maakt, en verzamel de drie beste versies die je kantoor ervan heeft. Daar begint het model.
Een kantoorbreed AI-beleid op één pagina
Leg in een kantoorbreed AI-beleid vast welke tools mogen, voor welk werk, met welke gegevens, en wie controleert. Kort, op één pagina, zo dat een nieuwe collega het de eerste dag snapt. Op een klein kantoor is dat een uur werk, en het voorkomt dat iedereen een eigen chatdienst gebruikt.
De NOvA zegt het in haar aanbevelingen letterlijk: voer geen vertrouwelijke of cliëntgegevens in publieke AI-modellen, en stel een kantoorbreed AI-beleid op.**** Op een kantoor van twee advocaten is er geen IT-afdeling die dat regelt. Daar helpt één pagina met afspraken meer dan een lang document.
Een kantoor met drie advocaten en een secretaresse spreekt op één pagina af: één AI-omgeving in de EU voor samenvattingen en eerste versies, nooit cliëntnamen in een openbare chatdienst, en alles wat de deur uit gaat is door een advocaat nagelezen. De pagina hangt in het kantoorhandboek en komt elk kwartaal even terug in het overleg.
Schrijf op welke AI-tools er nu op kantoor gebruikt worden, ook de gratis. Dat is de eerste alinea van het beleid.
Waar je op let
- De geheimhoudingsplicht gaat voor alles. Geen vertrouwelijke of cliëntgegevens in publieke AI-modellen. De tool draait in je eigen omgeving of in de EU, met een verwerkersovereenkomst.
- De advocaat of notaris blijft eindverantwoordelijk. Laat de tool voorbereiden, nooit beslissen, en leg vast dat niets ongezien naar een cliënt, een wederpartij of de rechter gaat. Een audittrail in het dossier laat achteraf zien welke stukken de tool gebruikte en wie het nakeek.
- Controleer citaten, jurisprudentie en feiten altijd zelf. Een goede tool antwoordt alleen uit je eigen stukken, noemt de bron, en zegt het als hij iets niet weet.
- Bij het cliëntenonderzoek onder de Wwft verzamelt en ordent de tool, en het oordeel blijft bij de notaris of advocaat.
- Stel een kantoorbreed AI-beleid op en zorg dat iedereen op kantoor leert werken met AI. Koppelen met je dossiersysteem kan als dat gegevens kan uitwisselen. Je dossiers blijven waar ze staan.
Checklist: ben je er klaar voor?
- We weten hoeveel tijd er naar intake, cliëntenonderzoek, lezen, zoeken en eerste versies gaat.
- We hebben één stroom gekozen, met een sectie die wil en een eigenaar.
- We weten wie nakijkt en beslist, en de tool stuurt zelf niets naar buiten.
- We weten waar de gegevens staan, wie erbij kan, en er gaat niets naar publieke AI-modellen.
- We hebben een kantoorbreed AI-beleid, of weten wie het schrijft.
- We testen met advocaten, notarissen en medewerkers, elke paar weken opnieuw.
- We hebben drie getallen afgesproken en een datum waarop we beslissen.
- We weten wat de eerste stap kost en wat we dan in handen hebben.
Wat het kost
Onze prijzen staan vooraf vast, tegen € 100 per uur, met per week vast wie er werkt en hoeveel dagen.
De kleinste stap is een Discovery-day van € 2.100. In één dag kijken we samen naar je telling en je gekozen stroom. Je krijgt een mockup en een debrief met wat de volgende stap is.
Een proof of concept kost € 8.400. In vier weken staat er een werkende versie op geanonimiseerde stukken of eigen modellen, getest met vijf mensen van je kantoor. Je krijgt er een advies bij wat de bouw kost.
De hele route om AI aan het werk te zetten, van ontdekken tot live, kost € 42.000 in 8 weken. Elke kleine stap telt mee als je doorgaat, en na elke sprint kun je stoppen.
Zo begin je
- 01Tel twee weken de uren die niet op een zaak te schrijven zijn, al is het maar met één sectie.
- 02Plan een gratis videocall van een halfuur: we kijken samen naar wat je vond en welke stroom het meeste oplevert.
- 03Kies daarna of je begint met een Discovery-day of meteen met een proof of concept.
Het hele traject: AI aan het werk zetten, in 8 weken
Lab Notes: wat we uitproberen, elke twee maanden in je mail
Verhalen uit ons eigen werk op het snijvlak van design, AI en bouwen, met in elk stuk iets om zelf in je bedrijf te proberen. Elke twee maanden gebundeld, van Alexander. Geen verkooppraat, en afmelden kan altijd.
Software · Digital products · AI