AI in recruitment en HR: het draaiboek
Van de sollicitatie tot de eerste werkdag: waar AI het voorwerk doet en jij sneller en persoonlijker reageert, met de recruiter die beslist.
In het kort
In een krappe markt wint wie het snelst en het persoonlijkst reageert. En AI bij werving is hoog risico, dus de intercedent of recruiter beslist, altijd.
In recruitment en HR gaat veel tijd naar werk rond het gesprek met de kandidaat: sollicitaties lezen, cv's overnemen, kandidaten zoeken in je eigen bestand, gesprekken plannen, vragen beantwoorden en administratie. Dat werk moet gebeuren, maar het hoeft niet allemaal met de hand.
En de arbeidsmarkt blijft krap. Volgens het CBS waren er in het tweede kwartaal van 2026 95 vacatures per 100 werklozen.* Wie sneller en persoonlijker reageert, wint de kandidaat, en dat lukt alleen als de intercedent of recruiter tijd heeft voor het gesprek.
AI en software op maat kunnen het voorwerk overnemen: een sollicitatie uitlezen, een voorstel van kandidaten uit je eigen bestand, een concept-antwoord aan een kandidaat. De intercedent of recruiter beslist, en dat zit in hoe de tool werkt.
Dit draaiboek volgt de weg van de kandidaat, van de sollicitatie tot de eerste werkdag, en laat per moment zien wat je kunt doen, waarom het werkt en hoe je begint. Het is geschreven voor directeuren en managers bij uitzendbureaus, werving- en selectiebureaus en HR-afdelingen.
Waar de tijd heen gaat
- Sollicitaties en cv's die worden gelezen en overgetypt in het eigen systeem.
- Kandidaten die al in je bestand staan, maar niet worden gevonden als er een nieuwe vacature komt.
- Kandidaten die te lang wachten op een reactie, en afhaken.
- Gesprekken plannen, verzetten en herinneren, per mail en telefoon.
- Vragen van kandidaten, uitzendkrachten en nieuwe medewerkers die steeds dezelfde zijn.
Zo pak je het aan
Dit geldt in elke branche. Wat hier anders is, staat erbij. De hele aanpak staat in het algemene draaiboek voor het mkb.
- 01Tel eerst waar de tijd heen gaat
Laat de mensen die het werk doen twee weken per dag noteren hoeveel tijd er naar welke taak gaat. Dat wijst de stap aan die het meeste oplevert, en het is je nulmeting. In werving en selectie per intercedent of recruiter: hoeveel tijd gaat er naar sollicitaties, zoeken, plannen en vragen, naast het gesprek zelf.
- 02Begin met één stroom
Eén taak, één team dat het wil en één eigenaar. Na een paar weken weet je of het werkt, en collega's die het zien werken overtuigen beter dan een plan.
- 03De tool doet het voorwerk, een mens beslist
Een concept, een voorstel, een controle: de tool maakt het, iemand die het vak kent kijkt na. Leg vast dat niets ongezien naar buiten gaat. AI bij werving en selectie is hoog risico onder de AI-verordening, en de organisatie blijft zelf verantwoordelijk voor de eindbeslissing.** De tool wijst niemand zelf af.
- 04Regel de privacy en de regels vooraf
Welke gegevens de tool gebruikt, waar ze staan en wie erbij kan, met een verwerkersovereenkomst en de gegevens in de EU. Wat je aan het eind regelt, bouw je opnieuw. Maak voor de sollicitant duidelijk wanneer je AI inzet, en test op geanonimiseerde cv's voordat er echte gegevens in gaan.
- 05Test met de mensen die ermee werken, en meet
Elke twee weken een nieuwe versie in het echte werk, drie getallen die je voor en na meet, en een datum waarop je beslist: doorgaan, bijsturen of stoppen. Test met je eigen intercedenten of recruiters én met kandidaten: zij merken als eerste of een reactie persoonlijk voelt.
7 stappen, van sollicitatie tot eerste werkdag
Sollicitaties en cv's uitlezen zonder overtypen
Laat de tool sollicitaties en cv's uitlezen, in welk formaat ze ook binnenkomen, en de gegevens klaarzetten in je eigen systeem: contactgegevens, ervaring, opleiding, beschikbaarheid. De recruiter kijkt na wat twijfelt of ontbreekt.
Overtypen kost tijd en levert fouten op, en elke minuut die een recruiter aan invoer besteedt, gaat niet naar de kandidaat. Juist dit werk is voorspelbaar genoeg om goed te automatiseren, zolang het oordeel over de kandidaat bij een mens blijft.
Bij een uitzendbureau komen sollicitaties binnen via de site, per mail en via WhatsApp. De tool leest ze uit, zet een kandidaat klaar in het systeem en markeert wat ontbreekt, zoals een telefoonnummer of de beschikbaarheid.
Leg vijf sollicitaties van vorige week naast elkaar en kijk wat er met de hand is overgenomen. Dat is wat de tool moet vangen.
Dezelfde dag een persoonlijke reactie
Laat de tool elke kandidaat snel een persoonlijke reactie geven: een bevestiging met wat er nu gebeurt, een update als het langer duurt, en een concept voor de afwijzing die de recruiter zelf verstuurt.
Kandidaten die lang niets horen, haken af, en een standaardtekst wordt als een afknapper ervaren. Een snelle, persoonlijke reactie is een van de makkelijkste manieren om je werkgeversmerk te versterken, als het voorwerk vanzelf gaat.
Een kandidaat solliciteert op zondagavond. Hij krijgt direct een bericht met de naam van de recruiter en wanneer hij iets hoort. Duurt het langer, dan krijgt hij na drie dagen een update. De recruiter hoeft alleen nog de inhoudelijke berichten te schrijven.
Meet voor je laatste twintig sollicitaties hoe lang het duurde tot de kandidaat een eerste reactie kreeg. Dat is je nulmeting.
Kandidaten die al in je bestand staan
Laat de tool bij een nieuwe vacature kandidaten voorstellen uit je eigen bestand: mensen die eerder solliciteerden, die hebben gewerkt, of die zich hebben ingeschreven. De intercedent of recruiter kiest wie hij benadert.
In een krappe arbeidsmarkt zitten de beste kandidaten vaak al in je eigen bestand, maar ze worden niet gevonden omdat het zoeken met de hand gaat. Een voorstel met de reden waarom iemand past, laat de recruiter kiezen in plaats van zoeken.
Een uitzendbureau krijgt een aanvraag voor drie orderpickers in de avond. De tool stelt vijftien kandidaten voor uit het eigen bestand, met bij elk de reden: eerder op die locatie gewerkt, beschikbaar in de avond, woont in de buurt. De intercedent belt er zes.
Kijk bij je tien laatste vacatures hoeveel kandidaten al in je bestand stonden. Dat laat zien wat matching op je eigen bestand oplevert.
Het gesprek plannen zonder heen en weer
Laat de tool gesprekken plannen: de kandidaat kiest een moment uit de agenda van de recruiter of de opdrachtgever, krijgt een herinnering, en kan zelf verzetten. De recruiter ziet alles in één overzicht.
Het plannen, verzetten en herinneren van gesprekken gaat per mail en telefoon heen en weer, en een kandidaat die niet komt, kost een tijdslot. Als het plannen vanzelf gaat, blijft er tijd over voor het gesprek zelf.
Een HR-afdeling nodigt tien kandidaten uit voor een eerste gesprek. Ze kiezen zelf een moment, krijgen de dag ervoor een herinnering met de route, en twee kandidaten verzetten hun afspraak zonder te bellen.
Tel hoeveel berichten er heen en weer gaan voor één ingepland gesprek. Dat is wat het plannen je nu kost.
Afwijzen met respect, en de vier weken van de sollicitatiecode
Laat de tool een persoonlijke afwijzing klaarzetten uit de aantekeningen van de recruiter: wat goed was, waarom het deze keer niet past, en of de kandidaat in het bestand mag blijven. De recruiter leest, past aan en verstuurt. De tool houdt bij wanneer de gegevens weg moeten.
Een afwijzing is het moment waarop een kandidaat onthoudt hoe je met hem omging, en een standaardtekst na weken stilte kost je werkgeversmerk. De sollicitatiecode van de NVP zegt bovendien dat gegevens van de sollicitant binnen vier weken na afwijzing worden vernietigd, tenzij anders is afgesproken.** Als de tool dat bijhoudt, gebeurt het ook echt.
Een kandidaat voor een functie als planner wordt afgewezen na het tweede gesprek. De recruiter krijgt een concept met twee zinnen uit haar eigen aantekeningen en de vraag of de kandidaat in het bestand mag blijven. De kandidaat zegt ja; zonder dat antwoord waren zijn gegevens na vier weken verwijderd.
Lees de laatste tien afwijzingen die je bureau stuurde en tel hoeveel er persoonlijk waren. Kijk ook na of de gegevens van afgewezen kandidaten echt na vier weken weg zijn.
De eerste werkdag: inwerken en vaste vragen
Een assistent op de site en in het portaal die de vaste vragen van kandidaten, uitzendkrachten en nieuwe medewerkers beantwoordt: over de sollicitatie, uren en loonstroken, verlof en het inwerken. Alles wat daar niet onder valt, gaat direct naar een mens.
Veel vragen zijn elke week dezelfde, en ze komen binnen op het moment dat de intercedent of HR-medewerker met iets anders bezig is. Als die vragen vanzelf gaan, komt er tijd vrij voor de vragen die een mens nodig hebben, en voelt een nieuwe medewerker zich sneller thuis.
Een uitzendkracht vraagt 's avonds wanneer zijn uren worden uitbetaald en waar hij zijn loonstrook vindt. De assistent zegt dat hij een AI-assistent is, geeft het antwoord met een link, en zet een vraag over een fout in de uren door naar de intercedent.
Laat je team een week noteren welke vragen er binnenkomen en hoe vaak. De tien meest voorkomende zijn je eerste kandidaten.
Toetsen op gelijke behandeling
Toets regelmatig of de tool groepen kandidaten niet anders behandelt: of samenvattingen voor mannen en vrouwen even volledig zijn, of voorstellen uit het bestand niet steeds dezelfde soort kandidaten opleveren, en of een naam of een postcode ergens verschil maakt. Leg de uitkomst vast.
Een werkgever is verantwoordelijk als de algoritmes die hij inzet discrimineren,*** en dat merk je niet aan één kandidaat, alleen aan een patroon. Wie het regelmatig toetst, ziet een scheve uitkomst voordat een kandidaat hem ziet, en kan laten zien dat hij het serieus neemt.
Een uitzendbureau legt elke maand de voorstellen uit het bestand naast de kandidaten die er in aanmerking kwamen. In de tweede maand bleken oudere kandidaten minder vaak voorgesteld, omdat de tool zwaar woog op recente werkervaring. Het team paste de weging aan.
Spreek af welke drie uitkomsten je elke maand naast elkaar legt, en wie ernaar kijkt. Laat iemand meelezen die de regels over gelijke behandeling kent.
Waar je op let
- AI bij werving en selectie is hoog risico onder de AI-verordening. Laat de tool voorbereiden, nooit zelf afwijzen, en zorg voor menselijk toezicht.
- Maak voor de sollicitant duidelijk wanneer je AI inzet, en test of de tool groepen niet anders behandelt. Een werkgever is verantwoordelijk als zijn algoritmes discrimineren.
- Gegevens van sollicitanten zijn persoonsgegevens. Verwerk ze met een verwerkersovereenkomst, zo veel mogelijk in de EU, en bewaar ze niet langer dan de regels toestaan.
- De intercedent of recruiter beslist wie verder gaat. Leg vast in de tool dat niets ongezien naar een kandidaat of opdrachtgever gaat.
- Koppelen met je systeem voor kandidaten, je agenda of je salarisadministratie kan als die systemen gegevens kunnen uitwisselen. We bouwen eromheen in plaats van ze te vervangen.
Checklist: ben je er klaar voor?
- We weten hoeveel tijd er naar sollicitaties, zoeken, plannen, vragen en administratie gaat.
- We hebben één stroom gekozen, met een team dat wil en een eigenaar.
- We weten wie nakijkt en beslist, en de tool wijst niemand zelf af.
- We weten hoe de sollicitant hoort dat we AI inzetten, en hoe lang we gegevens bewaren.
- We hebben geanonimiseerde voorbeelden waaraan we de tool toetsen, ook op gelijke behandeling.
- We testen met de intercedenten of recruiters en met kandidaten, elke paar weken opnieuw.
- We hebben drie getallen afgesproken en een datum waarop we beslissen.
- We weten wat de eerste stap kost en wat we dan in handen hebben.
Wat het kost
Onze prijzen staan vooraf vast, tegen € 100 per uur, met per week vast wie er werkt en hoeveel dagen.
De kleinste stap is een Discovery-day van € 2.100: in één dag kijken we samen naar je telling en je gekozen stroom, en je krijgt een mockup en een debrief met wat de volgende stap is.
Een proof of concept kost € 8.400: in vier weken een werkende versie op geanonimiseerde voorbeelddata, getest met vijf intercedenten of recruiters, met een advies wat de bouw kost.
De hele route om AI aan het werk te zetten, van ontdekken tot live, kost € 42.000 in 8 weken. Elke kleine stap telt mee als je doorgaat, en na elke sprint kun je stoppen.
Zo begin je
- 01Tel twee weken waar de tijd naast het gesprek heen gaat, al is het maar met één team.
- 02Plan een gratis videocall van een halfuur: we kijken samen naar wat je vond en welke stroom het meeste oplevert.
- 03Kies daarna of je begint met een Discovery-day of meteen met een proof of concept.
Lab Notes: elke twee weken iets om zelf te proberen
Wat ik online tegenkwam op het snijvlak van design, AI en bouwen, uitgelegd zodat je het deze week zelf in je bedrijf kunt proberen. Van Alexander, elke twee weken. Geen verkooppraat, en afmelden kan altijd.
Software · Digital products · AI