AI in het onderwijs: het draaiboek
Van de aanmelding tot de rapportperiode: waar AI in het schooljaar tijd teruggeeft aan de klas, met de leraar aan het roer.
In het kort
De werkdruk zit niet in het lesgeven maar eromheen. En het gaat om gegevens van kinderen: privacy is hier het ontwerp, geen vinkje achteraf.
Leraren, docenten en onderwijsondersteuners besteden een groot deel van hun week aan werk buiten de klas: verslagen, oudergesprekken voorbereiden, roosters en vervanging, mail en het terugzoeken van afspraken. Dat werk moet gebeuren, maar het hoeft niet allemaal met de hand.
De sector weet het zelf. Volgens de Algemene Rekenkamer besteden leraren in het basisonderwijs 6 tot 8 uur per week aan administratie, tegen iets meer dan 4 uur in het Verenigd Koninkrijk, België en Australië, en van de leraren die overwegen van baan te wisselen noemt ruim 80 procent de administratieve taken als een van de redenen.*
AI en software op maat kunnen het voorwerk overnemen: een concept voor een verslag uit je eigen aantekeningen, een rooster dat vanzelf herrekent, een assistent die het beleid terugvindt. De leraar houdt de regie en beslist, en dat zit in hoe de tool werkt.
Dit draaiboek volgt het schooljaar, van de aanmelding tot de rapportperiode, en laat per moment zien wat je kunt doen, waarom het in het onderwijs werkt en hoe je begint. Het is geschreven voor schoolbesturen, directeuren, teamleiders, ICT-coördinatoren en innovatiemensen in het po, vo, mbo en hbo.
Waar de tijd heen gaat
- Verslagen en de voorbereiding van oudergesprekken, die 's avonds worden geschreven.
- Roosters en vervanging bij ziekte, die elke ochtend opnieuw moeten.
- Beleid, protocollen en afspraken die ergens staan, maar niet te vinden zijn als je ze nodig hebt.
- Vragen van ouders en studenten over aanmelden, roosters en regels, die steeds dezelfde zijn.
- Gegevens die van het ene systeem in het andere worden overgenomen, zoals in het leerlingvolgsysteem.
Zo pak je het aan
Dit geldt in elke branche. Wat hier anders is, staat erbij. De hele aanpak staat in het algemene draaiboek voor het mkb.
- 01Tel eerst waar de tijd heen gaat
Laat de mensen die het werk doen twee weken per dag noteren hoeveel tijd er naar welke taak gaat. Dat wijst de stap aan die het meeste oplevert, en het is je nulmeting. In het onderwijs buiten de klas: verslagen, oudercontact, vervanging en mail, per team en in een gewone week én in de rapportperiode.
- 02Begin met één stroom
Eén taak, één team dat het wil en één eigenaar. Na een paar weken weet je of het werkt, en collega's die het zien werken overtuigen beter dan een plan.
- 03De tool doet het voorwerk, een mens beslist
Een concept, een voorstel, een controle: de tool maakt het, iemand die het vak kent kijkt na. Leg vast dat niets ongezien naar buiten gaat. AI die de toelating tot onderwijs bepaalt, leerresultaten evalueert of het leerproces stuurt, valt onder de AI-verordening in de categorie hoog risico, en emotieherkenning bij leerlingen is verboden.** Begin daarom met voorwerk dat de leraar zelf beoordeelt.
- 04Regel de privacy en de regels vooraf
Welke gegevens de tool gebruikt, waar ze staan en wie erbij kan, met een verwerkersovereenkomst en de gegevens in de EU. Wat je aan het eind regelt, bouw je opnieuw. Het gaat om gegevens van kinderen en jongeren. Het privacyconvenant van het onderwijs is opgegaan in Edu-V, en scholen werken met versie 4.0 of 4.1 van de modelverwerkersovereenkomst;*** stem de beveiliging af op het Normenkader IBP van je school.
- 05Test met de mensen die ermee werken, en meet
Elke twee weken een nieuwe versie in het echte werk, drie getallen die je voor en na meet, en een datum waarop je beslist: doorgaan, bijsturen of stoppen. Test in een gewone schoolweek, niet in de vakantie: dan zie je hoe het werkt tussen twee lessen door.
5 stappen, langs het schooljaar
Vaste vragen rond de aanmelding en de start
Een chatbot op de site of in het portaal die de vaste vragen van ouders en studenten beantwoordt, over aanmelden, roosters, vakanties en regels, en alles wat daar niet onder valt direct doorzet naar een mens.
Rond de aanmelding en het begin van het schooljaar komen dezelfde vragen honderden keren binnen, bij de administratie, de mentor en de balie. Als die vragen vanzelf gaan, komt er tijd vrij voor de vragen die een mens nodig hebben.
Een hogeschool beantwoordt in de aanmeldperiode vragen over deadlines, toelatingseisen en open dagen met een chatbot op de site. Wie iets vraagt over een persoonlijke situatie, krijgt meteen de contactgegevens van de studentendecaan.
Laat de administratie en de balie een week noteren welke vragen er binnenkomen en hoe vaak. De tien meest voorkomende zijn je eerste kandidaten.
Vervanging bij ziekte, elke ochtend
Een rooster en vervanging die rekening houden met bevoegdheid, lokalen, wie er beschikbaar is en welke groep een vast gezicht nodig heeft, en die opnieuw rekenen als er iemand ziek is.
Het zoeken van vervanging voor een zieke leraar is een vast onderdeel van de dag van een schoolleider, en met het lerarentekort wordt die puzzel elke dag lastiger. Een tool die een voorstel maakt, laat de roostermaker kiezen in plaats van puzzelen.
Een vo-school krijgt om half acht twee ziekmeldingen. De tool stelt een nieuwe verdeling voor, alleen met collega's die bevoegd zijn voor die vakken, en met zo min mogelijk verschoven lessen. De roostermaker past één uur aan en publiceert het.
Schrijf de regels op die jullie roostermakers in hun hoofd hebben: wie mag wat, welke groepen een vast gezicht willen, wat nooit samen mag. Dat is het halve werk.
Mail van ouders, met een concept klaar
Laat de tool mail van ouders sorteren en een concept-antwoord klaarzetten, zodat de mentor of leerkracht alleen nog leest, aanpast en verstuurt. Wat gevoelig is, zoals zorgen over een kind, zet hij bovenaan en beantwoordt hij nooit zelf.
Mail van ouders komt de hele dag binnen en wordt vaak 's avonds beantwoord. Veel berichten gaan over hetzelfde: een ziekmelding, een vraag over huiswerk, een afspraak. Als het voorwerk vanzelf gaat, blijft er tijd over voor de berichten die aandacht nodig hebben.
Bij een mentor komen op een dag vijftien mails binnen. De tool zet de ziekmeldingen en vragen over het rooster met een concept klaar, en markeert de ene mail van een ouder die zich zorgen maakt.
Kies één team en laat een week lang bijhouden wat voor mails er binnenkomen. Dan zie je welke soort het meeste tijd kost.
Afspraken en beleid terugvinden, voor leraren en OOP'ers
Een assistent op jullie eigen documenten: het schoolplan, protocollen, afspraken en beleid. Een leraar stelt een vraag in gewone taal en krijgt het antwoord met de bron erbij, zodat hij kan nalezen waar het staat.
Protocollen en afspraken staan verspreid over een intranet, mappen en mails. Wie iets wil weten, loopt bij een collega langs of gokt. Een antwoord met bron is sneller én na te lopen, en je ziet meteen welke documenten verouderd zijn.
Een nieuwe docent op een mbo-instelling vraagt hoe de school omgaat met een student die een toets heeft gemist. Hij krijgt de stappen uit het examenreglement, met een link naar het document en de datum van de laatste versie.
Verzamel de twintig protocollen en afspraken waar het vaakst naar gevraagd wordt, en kijk of ze nog kloppen. Een assistent is zo goed als de documenten erachter.
Verslagen en oudergesprekken uit je eigen aantekeningen
De leraar schrijft of spreekt in een paar steekwoorden in wat hij over een leerling wil zeggen, en de tool maakt er een concept van in de opbouw die de school gebruikt, voor een verslag of de voorbereiding van een oudergesprek. De leraar past aan en ondertekent.
Verslagen en de voorbereiding van gesprekken komen in dezelfde weken samen en worden vaak 's avonds geschreven. Een concept uit je eigen aantekeningen scheelt het typen, terwijl de woorden en het oordeel van de leraar blijven.
Een leerkracht noteert na de les drie steekwoorden per leerling. Aan het eind van de periode staat er per leerling een concept klaar in de vaste opbouw van het rapport, dat ze leest, aanpast en ondertekent.
Verzamel tien geanonimiseerde verslagen die jullie goed vinden. Die worden de maatstaf waaraan je de concepten van de tool toetst.
Waar je op let
- Gegevens over leerlingen en studenten zijn gevoelig. Verwerk ze alleen met een verwerkersovereenkomst volgens het model dat het onderwijs gebruikt, in de EU, en met niet meer gegevens dan de taak vraagt.
- Stem de beveiliging af op het Normenkader IBP van je school, en doe een DPIA als een AI-toepassing persoonsgegevens verwerkt.
- AI die toelating bepaalt, leerresultaten evalueert of het leerproces stuurt, is hoog risico onder de AI-verordening. Begin met voorwerk dat de leraar zelf beoordeelt.
- De leraar houdt de regie en blijft verantwoordelijk voor wat er in het leerlingvolgsysteem en in een verslag komt. Leg vast in de tool dat niets ongezien wordt opgeslagen of verstuurd.
- Koppelen met je leerlingvolgsysteem of leerlingadministratie kan als het systeem gegevens kan uitwisselen. Zo niet, dan zet de tool het klaar om over te nemen, en dat werkt voor een proef prima.
Checklist: ben je er klaar voor?
- We weten per team hoeveel tijd er buiten de klas naar verslagen, oudergesprekken, roosters, mail en zoeken gaat.
- We hebben één taak gekozen, met een team dat wil en een eigenaar.
- We weten wie nakijkt en beslist, en dat zit in het ontwerp.
- De functionaris gegevensbescherming en de ICT-coördinator denken vanaf het begin mee.
- We hebben geanonimiseerde voorbeelden waaraan we de tool toetsen.
- We testen met de leraren en onderwijsondersteuners die ermee gaan werken, elke paar weken opnieuw.
- We hebben drie getallen afgesproken en een datum waarop we beslissen.
- We weten wat de eerste stap kost en wat we dan in handen hebben.
Wat het kost
Onze prijzen staan vooraf vast, tegen € 100 per uur, met per week vast wie er werkt en hoeveel dagen.
De kleinste stap is een Discovery-day van € 2.100: in één dag kijken we samen naar je telling en je gekozen taak, en je krijgt een mockup en een debrief met wat de volgende stap is.
Een proof of concept kost € 8.400: in vier weken een werkende versie op geanonimiseerde voorbeelddata, getest met vijf leraren of medewerkers, met een advies wat de bouw kost.
De hele route om processen te automatiseren, van ontdekken tot live, kost € 30.800 in 6 weken. Elke kleine stap telt mee als je doorgaat, en na elke sprint kun je stoppen.
Zo begin je
- 01Tel twee weken waar de tijd buiten de klas heen gaat, al is het maar met één team.
- 02Plan een gratis videocall van een halfuur: we kijken samen naar wat je vond en welke taak het meeste oplevert.
- 03Kies daarna of je begint met een Discovery-day of meteen met een proof of concept.
Lab Notes: elke twee weken iets om zelf te proberen
Wat ik online tegenkwam op het snijvlak van design, AI en bouwen, uitgelegd zodat je het deze week zelf in je bedrijf kunt proberen. Van Alexander, elke twee weken. Geen verkooppraat, en afmelden kan altijd.
Software · Digital products · AI