AI in de logistiek en groothandel: het draaiboek
Orders die als pdf binnenkomen en de vraag waar de zending is: waar AI de planner en de binnendienst ontlast.
In het kort
De chauffeur is schaars en de marge flinterdun. Het werk eromheen moet lichter: orders die als pdf of Excel binnenkomen en papier bij elke rit.
Om vier uur belt een klant voor de derde keer waar zijn zending blijft, terwijl de planner de ritten voor morgen nog moet maken. Bij een transportbedrijf, een logistiek dienstverlener of een groothandel gaat veel tijd naar werk rond het vervoer en de levering zelf: orders overnemen, plannen, vrachtbrieven en papieren, vragen waar een zending is, en voorraad bijhouden.
En de ruimte is klein. De arbeidsmarkt voor vrachtwagenchauffeurs is al jaren krap, met tussen de 6.000 en 7.000 openstaande vacatures. Ongeveer 4 op de 10 chauffeurs is 55-plus.* De marges in het transport zijn al jaren flinterdun, zegt TLN.**
Software kan een order uit een mail of een pdf vanzelf in je systeem zetten, een voorstel voor de planning maken en antwoord geven op de vraag waar een zending is. De planner of de medewerker beslist.
Dit draaiboek begint bij de vervoerder, van de order tot de vraag waar de zending is. Daarna komen de groothandel en de regels voor volgsystemen. Voor directeuren, operationeel managers en planners bij transportbedrijven, logistiek dienstverleners en groothandels.
Waar de tijd heen gaat
- Orders die als mail, pdf of Excel binnenkomen en met de hand worden overgenomen in het TMS of het ordersysteem.
- Een planning die elke dag opnieuw moet door wijzigingen, spoed en uitval.
- Vrachtbrieven en papieren die mee moeten en weer terug naar kantoor.
- Vragen van klanten en verladers over waar een zending is en wanneer hij komt.
- Voorraad en inkoop in de groothandel op gevoel, met misgrijpen en overschot.
Zo pak je het aan
Dit geldt in elke branche. Wat hier anders is, staat erbij. De hele aanpak staat in het algemene draaiboek voor het mkb.
- 01Tel eerst waar de tijd heen gaat
Laat de mensen die het werk doen twee weken lang elke dag noteren hoeveel tijd er naar welke taak gaat. Dat wijst de stap aan die het meeste oplevert, en het is je nulmeting. In transport en logistiek per rol: planners, klantenservice en administratie, en hoeveel orders er per dag met de hand worden overgenomen.
- 02Begin met één stroom
Eén taak, één team dat het wil en één eigenaar. Na een paar weken weet je of het werkt, en collega's die het zien werken overtuigen beter dan een plan.
- 03De tool doet het voorwerk, een mens beslist
Een concept, een voorstel, een controle: de tool maakt het, iemand die het vak kent kijkt na. Leg vast dat niets ongezien naar buiten gaat. De planner beslist over de rit en de chauffeur over de weg.
- 04Regel de privacy en de regels vooraf
Spreek vooraf af welke gegevens de tool gebruikt, waar ze staan en wie erbij kan. Leg dat vast in een verwerkersovereenkomst, met de gegevens zo veel mogelijk in de EU. Wat je pas aan het eind regelt, bouw je opnieuw. Gegevens van chauffeurs en klanten zijn persoonsgegevens. Een volgsysteem in de cabine vraagt eigen afspraken, zie de laatste stap.
- 05Test met de mensen die ermee werken, en meet
Zet elke twee weken een nieuwe versie in het echte werk. Spreek drie getallen af die je voor en na meet. Kies ook een datum waarop je beslist: doorgaan, bijsturen of stoppen. Test met je eigen planners en chauffeurs, in een drukke week.
6 stappen, de vervoerder, dan de groothandel
Orders uit mail, pdf en Excel vanzelf in je systeem
Laat orders die als mail, pdf of Excel binnenkomen vanzelf in je TMS of ordersysteem komen. De tool leest het laad- en losadres, de goederen, de tijden en de referentie, en zet de order klaar. Wat twijfelt of ontbreekt, markeert hij voor de medewerker.
In een artikel van Topsector Logistiek zegt een verlader het zo: bedrijven met een directe relatie wisselen wel data uit, maar via pdf's, Excelsheets en formulieren, waarbij veel data met de hand in verschillende systemen wordt geklopt.*** Elke order die wordt overgetypt kost minuten en kan fout gaan, en een verkeerd losadres kost een rit.
Een transportbedrijf krijgt van een vaste verlader elke middag een Excel met veertig orders voor morgen. De tool zet ze in het TMS, herkent dat twee adressen nieuw zijn en markeert een order zonder laadtijd. De planner vult die aan en begint aan de planning.
Tel een week hoeveel orders er binnenkomen per kanaal (mail, pdf, Excel, portaal, telefoon) en hoeveel daarvan worden overgetypt.
Een planning met zo min mogelijk lege kilometers
Laat de tool een voorstel voor de planning maken: welke order met welke wagen en chauffeur, in welke volgorde, met de rij- en rusttijden en de laadtijden als grens, en met zo min mogelijk lege kilometers. Bij spoed of uitval rekent hij opnieuw. De planner kiest en past aan.
De planning is de spil van een transportbedrijf, en een planner die met de hand puzzelt heeft weinig tijd om vooruit te kijken. Met krappe marges telt elke lege kilometer. Neemt het voorstel de regels al mee, dan hoeft de planner alleen nog te kiezen, met de eigen kennis van klanten en chauffeurs.
Om half zeven meldt een chauffeur zich ziek. De tool stelt voor de ritten van die chauffeur te verdelen over twee andere wagens, met de rusttijden erin en één levering een uur later. De planner belt de klant over dat uur en zet het door.
Schrijf de regels op die je planners in hun hoofd hebben: welke chauffeur bij welke klant, welke wagen waar niet kan, wat nooit samen mag.
De vrachtbrief zonder papier
Laat de vrachtbrief en de papieren digitaal meegaan. De tool maakt ze uit de order, en de chauffeur tekent af op de telefoon met een foto van de levering. Alles staat meteen op kantoor voor de facturatie.
Papieren vrachtbrieven gaan mee, raken zoek en komen dagen later terug op kantoor, en pas dan kan er gefactureerd worden. Vanaf 9 juli 2027 hebben bedrijven het recht om vrachtinformatie elektronisch beschikbaar te stellen aan de overheid tijdens controles.**** Wie nu al digitaal werkt, is daar klaar voor.
Bij een vervoerder tekent de ontvanger af op de telefoon van de chauffeur, met een foto van de pallets. De afgetekende vrachtbrief staat binnen een minuut in het dossier, en de factuur gaat dezelfde dag de deur uit in plaats van na een week.
Tel hoeveel dagen er nu zitten tussen de levering en het moment dat de papieren op kantoor zijn. Dat is je nulmeting.
De vraag waar de zending is
Laat de tool zelf antwoorden op de vraag waar een zending is, uit de planning en de status van de rit. Klanten en verladers zien het antwoord op een portaal, per mail of in een chat. Wat afwijkt, zoals vertraging of schade, gaat naar een medewerker.
Klantenservice en planners krijgen de hele dag dezelfde vraag, en elk telefoontje haalt een planner uit zijn werk. Als de klant het antwoord zelf ziet, belt hij alleen nog als er iets mis is.
Een verlader mailt om tien uur waar een zending blijft. De tool antwoordt met de verwachte aankomsttijd uit de rit en een link naar de status. Een andere zending staat een uur achter. Die gaat naar een medewerker, die de klant zelf belt.
Laat de klantenservice een week turven hoe vaak de vraag ‘waar is mijn zending?’ binnenkomt, en per welk kanaal.
Bestellingen, voorraad en inkoop in de groothandel
Laat bestellingen die per mail, telefoon of als lijstje binnenkomen vanzelf in je ordersysteem komen, met de artikelnummers opgezocht. Laat de tool ook voorraad en inkoop voorspellen per artikel en per week, met de seizoenen en de grote klanten erbij. De inkoper beslist.
Waar bestellingen nog per mail, telefoon of als foto binnenkomen, typt de binnendienst ze over, en de inkoop gaat vaak op ervaring. De bouwmaterialenhandel noemt het verbeteren en digitaliseren van voorraadbeheer zelf een kans.****** Doet de tool het rekenwerk, met de reden bij elk voorstel, dan blijft de ervaring van de inkoper over voor de uitzonderingen.
Een technische groothandel krijgt van een installateur een foto van een handgeschreven lijstje. De tool herkent de artikelen, zet de bestelling klaar en markeert één artikel dat hij niet zeker weet. De binnendienst belt kort na, en de bestelling gaat dezelfde middag mee.
Tel een week hoeveel bestellingen er buiten de webshop om binnenkomen. Kies daarna de tien artikelen waar je het vaakst te veel of te weinig van hebt.
Volgsystemen: afspraken met de ondernemingsraad
Leg vast wat een volgsysteem in de cabine of een scanner in het magazijn wel en niet doet voordat je het inzet: waarvoor de gegevens zijn, zoals de planning en de klantinformatie, en waarvoor niet, zoals het beoordelen van chauffeurs. Bespreek het met de ondernemingsraad.
Een track-and-trace-systeem in een vrachtauto, zoals een gps-tracker, black box of boordcomputer, is een personeelsvolgsysteem.***** Daar heeft de ondernemingsraad instemmingsrecht over, en het gebruik moet passen bij het doel. Wie het vooraf goed afspreekt, houdt het vertrouwen van de chauffeurs, en die heb je in een krappe markt hard nodig.
Een transportbedrijf wil de posities van de wagens gebruiken voor de verwachte aankomsttijden. Met de ondernemingsraad spreekt het af: de gegevens zijn voor de planning en de klant, niet voor beoordelingen, en ritgegevens van chauffeurs zijn na drie maanden weg.
Maak een lijst van alles wat nu gegevens over chauffeurs of magazijnmedewerkers vastlegt, en schrijf bij elk op waarvoor het is. Neem die lijst mee naar de ondernemingsraad.
Waar je op let
- De planner beslist over de rit, de chauffeur over de weg. Laat de tool voorstellen, en bouw zo dat het werk doorgaat als de software even niet werkt.
- Een volgsysteem in de cabine is een personeelsvolgsysteem: leg het doel vast, gebruik het niet om chauffeurs te beoordelen, en betrek de ondernemingsraad.
- Gegevens van chauffeurs, klanten en verladers zijn persoonsgegevens of vertrouwelijk. Verwerk ze met een verwerkersovereenkomst, zo veel mogelijk in de EU en daarbuiten alleen met afspraken in die overeenkomst.
- Middelgrote en grote bedrijven in het vervoer vallen onder de Cyberbeveiligingswet. Kijk of dat voor jou geldt, en koppel hoe dan ook veilig.
- Je TMS, je WMS (het systeem voor je magazijn) en je ERP blijven staan. Kunnen ze gegevens uitwisselen, dan bouwen we de tool eromheen.
Checklist: ben je er klaar voor?
- We weten hoeveel orders er per kanaal binnenkomen, en hoeveel we overtypen.
- We hebben één stroom gekozen, met een team dat wil en een eigenaar.
- We weten wie beslist, en het werk gaat door als de tool niet werkt.
- We weten wat onze volgsystemen vastleggen en waarvoor, en de ondernemingsraad weet het ook.
- We hebben voorbeelden van echte orders waaraan we de tool toetsen.
- We testen met planners, chauffeurs en de binnendienst, elke paar weken opnieuw.
- We hebben drie getallen afgesproken en een datum waarop we beslissen.
- We weten wat de eerste stap kost en wat we dan in handen hebben.
Wat het kost
Onze prijzen staan vooraf vast, tegen € 100 per uur, met per week vast wie er werkt en hoeveel dagen.
De kleinste stap is een Discovery-day van € 2.100. In één dag kijken we samen naar je telling en je gekozen stroom. Je krijgt een mockup en een debrief met wat de volgende stap is.
Een proof of concept kost € 8.400. In vier weken staat er een werkende versie op je eigen orders of ritgegevens, getest met vijf planners of medewerkers. Je krijgt er een advies bij wat de bouw kost.
De hele route om processen te automatiseren, van ontdekken tot live, kost € 30.800 in 6 weken. Elke kleine stap telt mee als je doorgaat, en na elke sprint kun je stoppen.
Zo begin je
- 01Tel een week hoeveel orders er per kanaal binnenkomen en hoeveel er worden overgetypt, al is het maar voor één klant.
- 02Plan een gratis videocall van een halfuur: we kijken samen naar wat je vond en welke stroom het meeste oplevert.
- 03Kies daarna of je begint met een Discovery-day of meteen met een proof of concept.
Het hele traject: Processen automatiseren, in 6 weken
Lab Notes: wat we uitproberen, elke twee maanden in je mail
Verhalen uit ons eigen werk op het snijvlak van design, AI en bouwen, met in elk stuk iets om zelf in je bedrijf te proberen. Elke twee maanden gebundeld, van Alexander. Geen verkooppraat, en afmelden kan altijd.
Software · Digital products · AI